Ganto.co - Kementerian Sekretaris Kabinet Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Keluarga Mahasiswa (KM) Universitas Negeri Padang (UNP) mengadakan Lokakarya Kesekretariatan di Aula Gedung Fakultas Ilmu Sosial (FIS) UNP lantai 4 pada Sabtu (2/9).

Kegiatan yang merupakan agenda tahunan ini mengangkat tema "Optimalisasi Pengetahuan Kesekretariatan Demi Terciptanya Administrasi Kesekretariatan UNP yang Unggul dan Terstruktur" dengan mendatangkan Dr. Ngusman Abdul Manaf M.Hum dan Drs. Yushamdi sebagai pemateri.

Dr. Ngusman Abdul Manaf M.Hum selaku pemateri pertama memaparkan bahwa surat dapat menggambarkan bagaimana sikap dari pengirim surat.

"Dari surat yang kita sampaikan itu, tentunya ada maksud atau pesan yang Anda komunikasikan dengan orang tersebut. Surat disampaikan dengan kata-kata, jika surat tersebut dibaca bagus, susunannya bagus maka akan menggambarkan si penulis surat juga," paparnya.

Ia juga memaparkan apa saja jenis-jenis surat, fungsi dari surat dan anatomi dan sistematika dari surat serta cara penulisan surat yang baik dan benar.

Selanjutnya, Drs. Yushamdi selaku pemateri kedua yang menyampaikan tentang "Penulisan proposal, administrasi dan inventarisasi" menyampaikan dalam berorganisasi perlu diketahui tanggungjawab utama dan tugas utama.

"Dalam berorganisasi seringkali ditemukan melupakan tugas utamanya. Sekretaris bertanggung jawab dalam inventarisasi dan administrasi. Namun, sekretaris juga memiliki tugas atau fungsi sebagai kontrol dengan membaca secara menyeluruh surat lalu menandatanganinya," tuturnya.

Ia menambahkan kendala yang sering terjadi terkait proposal dan surat, ia mengatakan sering terjadi kurangnya komunikasi antar mahasiswa yang mengantarkan proposal.

"Contohnya yang mengantarkan surat pertama telah mendapatkan revisi, selanjutnya yang mengantar revisinya orang yang berbeda. Namun, orang tersebut tidak paham dengan revisi sebelumnya sehingga diskusi dengan kami tidak berjalan dengan lancar," tambahnya.

Terakhir ia berharap kesekretariatan tidak melupakan tugas utamanya.

"Semua arsip dokumen-dokumen merupakan tugas kesekretariatan, program kerja merupakan penjabaran visi, misi dan prestasi, itu semua tugas kesekretariatan untuk mengingatkan," tutupnya.

Kegiatan ini dihadiri oleh Pembina BEM KM UNP, Presiden Mahasiswa (Presma) UNP beserta jajarannya, sekretaris Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) selingkup UNP, sekretaris BEM fakultas selingkup UNP, dan sekretaris Himpunan Mahasiswa Departemen (HMD) selingkup UNP.